Koleżanki i Koledzy,

     W związku z wejściem w życie z dniem 1 stycznia 2016 r. znowelizowanych przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U.2017.201 t.j.), dotyczących
w szczególności pełnomocnictw (dodany Rozdział 3a) oraz doręczeń (Rozdział 5), mając na celu usprawnienie postępowań prowadzonych udziałem pełnomocników- radców prawnych - OIRP
w Kielcach informuje, co następuje.

Stosownie do regulacji art. 144 § 1 O.p., organ podatkowy doręcza pisma:
1) za pokwitowaniem, za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy
z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe, pracowników urzędu obsługującego ten organ, funkcjonariuszy celnych lub upoważnionych pracowników innego organu podatkowego, lub
2) przez organy lub osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów, lub za urzędowym poświadczeniem odbioru, za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Jeżeli przepisy ustawy przewidują‚ doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, doręczenie następuje przez portal podatkowy w zakresie wnikającym z odrębnych przepisów lub przez elektroniczną skrzynkę podawczą (art. 144 § 2 O.p.).

W przypadku wystąpienia problemów technicznych uniemożliwiających organowi podatkowemu doręczenie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, pisma doręcza się w sposób określony w § 1 pkt 1 (art. 144 § 3 ustawy).

W myśl art. 144 § 5 O.p., doręczanie pism pełnomocnikowi będącemu adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym oraz organom administracji publicznej następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo w siedzibie organu podatkowego.

Ustawodawca wskazał przy tym w treści art. 145 § 2 O.p., że jeżeli ustanowiono pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi pod adresem wskazanym w pełnomocnictwie.

Mając na względzie konieczność zapewnienia realizacji obowiązków wynikających
z powyższych regulacji, profesjonalni pełnomocnicy zobowiązani są do wskazania adresu elektronicznego, który umożliwi organom podatkowym dokonywanie doręczeń. Konstatację tę potwierdzają przepisy O.p. dotyczące pełnomocnictwa.

W świetle art. 138a § 1 i 2 O.p. Strona może działać przez pełnomocnika, chyba,
że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. Pełnomocnictwo może być ogólne, szczególne albo do doręczeń.

Zgodnie natomiast z art. 138c § 1 ww. ustawy, pełnomocnictwo wskazuje dane identyfikujące mocodawcę, w tym jego identyfikator podatkowy, dane identyfikujące pełnomocnika, w tym jego identyfikator podatkowy, a w przypadku nierezydenta - numer i serię paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, lub inny numer identyfikacyjny,
o ile nie posiada identyfikatora podatkowego, adres tego pełnomocnika do doręczeń w kraju, w przypadku adwokata, radcy prawnego lub doradcy podatkowego - także jego adres elektroniczny.

Stosownie zaś do przepisu art. 138e § 1 i 2 O.p. pełnomocnictwo szczególne upoważnia
do działania we wskazanej sprawie podatkowej lub innej wskazanej sprawie należącej
do właściwości. organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej. Pełnomocnictwo szczególne może być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone ustnie
do protokołu. Przy czym pełnomocnictwo szczególne udzielone na piśmie oraz zawiadomienie
o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu składa się do akt sprawy według wzoru określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 138i § 1 pkt 2, w oryginale lub jego notarialnie poświadczony odpis (§ 3 tegoż przepisu).

Na podstawie ww. delegacji ustawowej Minister finansów wydał w dniu 28 grudnia 2015r. rozporządzenie w sprawie wzorów pełnomocnictwa szczególnego i pełnomocnictwa do doręczeń oraz wzorów zawiadomienia o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu tych pełnomocnictw
(Dz. U. z 2015 r., poz. 2330). Wzory pełnomocnictwa szczególnego (PPS-1) oraz pełnomocnictwa do doręczeń (PPD-i) zawierają w części D.1. (dane identyfikacyjne pełnomocnika) poz. 44 Adres elektroniczny. Wypełnienie poz. 44 jest obowiązkowe w przypadku pełnomocnika będącego adwokatem, radcą prawnym, doradcą podatkowym.

W przypadku pozostałych pełnomocników wypełnienie poz. 44 oznacza wniesienie o doręczenie za pomocą środków komunikacji elektronicznej pism w sprawie wskazanej w części E.

W konsekwencji powyższego na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów O.p. zasadą pozostaje doręczanie korespondencji profesjonalnemu pełnomocnikowi za pomocą środków komunikacji elektronicznej na wskazany przez niego adres elektroniczny. Doręczanie korespondencji na tradycyjny adres pocztowy jest możliwe wyłącznie w przypadku wystąpienia problemów technicznych uniemożliwiających organowi podatkowemu doręczenie pism
za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Zatem ten sposób doręczenia ma charakter wyjątkowy, awaryjny, nie jest zatem alternatywą da doręczeń za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Zwrócić przy tym warto uwagę, że przez pojęcie "adres elektroniczny" należy rozumieć adres elektroniczny w systemie teleinformatycznym, służącym do obsługi doręczeń, za pomocą którego organ podatkowy może doręczyć dokumenty elektroniczne i otrzymać wymagane przepisami elektroniczne urzędowe potwierdzenie doręczenia. Organ podatkowy zobowiązany jest zaś do stosowania dedykowanego do tego celu systemu teleinformatycznego, spełniającego określone przepisami prawa wymogi techniczne i funkcjonalne. Jak wyżej wskazano, jeżeli przepisy ustawy przewidują doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, doręczenie następuje przez portal podatkowy w zakresie wynikającym z odrębnych przepisów lub przez elektroniczną skrzynkę podawczą.

Przez "portal podatkowy", zgodnie z art. 3 pkt 14 O.p., rozumie się system teleinformatyczny administracji podatkowej służący do kontaktu organów podatkowych
z podatnikami, płatnikami i inkasentami, a także ich następcami prawnymi oraz osobami trzecimi, w szczególności do wnoszenia podań, składania deklaracji oraz doręczania pism organów podatkowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Pojęcie "elektroniczna skrzynka podawcza" definiuje zaś art. 3 pkt 17 ustawy z dnia
17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1114 ze zm.), wskazując, iż jest to dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnego systemu teleinformatycznego. Art. 16 ust la tejże ustawy stanowi przy tym, iż podmiot publiczny udostępnia elektroniczną skrzynkę podawczą, spełniającą standardy określone i opublikowane na ePUAP przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, oraz zapewnia jej obsługę.

Zgodnie natomiast z art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 1422, ze zm.) przez adres elektroniczny rozumieć należy oznaczenie systemu teleinformatycznego umożliwiające porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej.

W konsekwencji powyższego, przez adres elektroniczny, o którym stanowią przepisy O.p., rozumieć należy adres, na który możliwe jest doręczanie przez organy podatkowe pism na zasadach określonych wart. 144 § 2 tej ustawy, tj.:
- adres konta podatnika na Portalu Podatkowym,
- adres elektronicznej skrzynki podawczej na platformie e-PUAP.

Adresem elektronicznym nie jest zatem adres e-mailowy.

Reasumując wskazać należy, że profesjonalni pełnomocnicy składając pełnomocnictwa szczególne w sprawach podatkowych winni, stosowanie się do nowych regulacji prawnych czynić to na odpowiednim formularzu z uwzględnieniem prawidłowego wypełnienia pozycji 44, poprzez  wskazanie adres elektronicznej skrzynki podawczej na platformie e-PUAP.


Z-ca Przewodniczącego Komisji Doskonalenia
  Zawodowego i Współpracy Zagranicznej
               Tomasz Nowak